Coordinateur/rice des Services Supports

Tdh est présente au Mali depuis 2012 et développe des activités de développement et d’urgence. Actuellement, nos projets sont mis en œuvre couvrant l’ensemble des programmes et expertises de Tdh (Migration, Santé, Accès à la justice, Wash et Protection transversale). Tdh est présente dans sept (7) régions du pays. Pour faire la différence, nous concentrons nos efforts dans les domaines de la santé maternelle et infantile ; de la migration et de l’accès à la justice des enfants et des jeunes. Ces 3 domaines sont soutenus par nos expertises transversales en protections de l’enfance, WASH et innovation/ICT4D, ainsi que dans la maitrise de la gestion des risques liés à la sauve- garde, la sécurité et la bonne gouvernance.

Le/la Coordinateur/rice des Services Supports (SSC) assure la coordination stratégique et opérationnelle des fonctions supports – finance, ressources humaines, logistique, gestion des risques, administration et supervision des bases – pour garantir une exécution efficace, conforme et durable des programmes de Tdh au Mali.

Il/elle assume la responsabilité de la mise en place de la stratégie, du développement et de la coordination managériale des équipes administratives dont il/elle assume la responsabilité. De plus, il/ elle soutient et valide la qualité du travail des équipes en regard du mandat et des engagements de Tdh et des normes internationales.

Principales responsabilités :

Performance Management & Intelligence Programmatique

• Fournir une supervision stratégique et un appui transversal aux secteurs via une analyse proactive des données pour éclairer la prise de décision.
• Développer et suivre les indicateurs de performance clés (KPI).
• Analyser les scénarios de performance et l’impact des stratégies de financement.
• Répondre aux demandes d’information de la coordination pays, des bailleurs et du siège.

Gestion Financière

• Diriger la planification, la budgétisation, les prévisions financières et le reporting.
• Surveiller les subventions et assurer la conformité à toutes les exigences de reporting des bailleurs, y compris les propositions, les budgets et le reporting bailleurs, en liaison avec les bailleurs et les organisations partenaires.
• Fournir des conseils financiers stratégiques au Chef de Délégation et à l’équipe de direction.
• Diriger le processus de clôtures comptables et audits (internes et externes).
• Être signataire sur les comptes financiers de la délégation.

3. Ressources Humaines & Administration

• Formaliser les politiques RH en termes de lignes directrices, procédures et outils liés au département (règlement intérieur, recrutement, assurance santé, aspects disciplinaires, plan de formation et suivi du personnel).
• Superviser les processus RH clés : recrutement, contractualisation, suivi de carrière, évaluation.
• Veiller à l’application du cadre juridique local en collaboration avec le Conseiller Juridique et Conseiller Fiscal
• Piloter les améliorations de la grille salariale et suivre les indicateurs RH.

4. Logistique & Approvisionnement

• Renforcer les capacités logistiques de la délégation en formant le personnel (Ops & Supports) au cadre logistique, aux contraintes et aux défis associés (induction, formation).
• Définir la stratégie logistique de la délégation, formaliser et mettre en œuvre le plan d’action du département conformément à la stratégie du siège et au cadre logistique de Tdh.
• Assurer la conformité avec les politiques et procédures logistiques de Tdh et des bailleurs.
• Compiler et analyser le rapport logistique mensuel de la délégation, informer le Chef de Délégation et le conseiller logistique du siège de la situation et des mesures correctives à prendre.
• En collaboration avec le Département des Risques et le Chef de Délégation, contribuer au développement et à la mise en œuvre du plan de sécurité opérationnelle de la délégation.
• En collaboration avec le Chef de Délégation, prévenir et gérer les situations de fraude et de corruption.

5. Supervision des Bases

• Fournir un appui direct aux Chefs de Bases pour garantir la qualité et la conformité des opérations terrain.
• Effectuer des visites régulières sur le terrain.
• Coordonner les flux logistiques avec les besoins opérationnels des bases.

6. Gestion des subventions et reporting bailleurs

• Soutenir l’élaboration des propositions et le développement budgétaire.
• Superviser la répartition des coûts centraux.
• Valider les rapports financiers, les réaffectations, et les budgets soumis aux bailleurs.
• Coordonner avec le Grant Manager pour garantir la conformité financière des projets.

7. Gestion des Risques

• Réaliser des analyses de risques régulières et proposer des plans d’atténuation.
• S’assurer que les contrôles internes sont en place au niveau pays et terrain.
• Superviser les audits et les réponses aux recommandations.

8. Leadership & Développement Organisationnel

• Mener régulièrement une analyse des risques efficace (analyse des écarts, tendances) et des revues pour le bureau, en veillant à ce que les contrôles financiers et opérationnels appropriés soient en place.
• Assurer la conformité à toutes les exigences légales et statutaires de reporting, y compris la fourniture de rapports aux autorités compétentes
• Assurer la conformité aux procédures et politiques financières de Tdh, y compris la gestion des risques financiers, le blanchiment d’argent, le rapport qualité-prix, etc., et réduire les risques associés au programme liés à la légalité et à la conformité, en alertant le chef de délégation de tout risque imminent.